Küçük Ajans İçin Brief Toplama Otomasyonu: Form, Notion ve Claude ile Sade Sistem
Bir web ajansı sahibi düşünün. Yeni iş geldiğinde 30 dakikalık brief toplantısı yapar. Müşteriye sorular sorar, dinler, not alır. Toplantı sonrası bu notları Notion'a girer. Yapılandırır. Ekibe paylaşır. Bu üç iş bir tek başlık altında: brief toplama. Saat olarak ölçtüğümüzde ajansın bir müşteri başına 90 dakika harcadığı bir iş. 10 aktif müşteri ile haftada 15 saat eder, ayda 60 saat.
Bu yazıda brief toplama işinin %70'ini otomatize etmenin sade yolunu anlatıyorum. Üç araç: Google Forms, Notion, Claude API. Üç adım. Üç gün kurulum. Sonra her yeni müşteri için 90 dakika yerine 20 dakika harcayan bir ajans.
Brief Toplantısı Aslında Üç İşin Birleşimi
Önce işi ayıralım. Brief toplantısında üç farklı şey yapılıyor.
İş 1: Bilgi toplama. "Hedef nedir, kimi etkilemek istiyorsun, ne zaman canlıda olmalı, bütçe aralığı, başarı kriterleri." Bunlar form sorularıyla toplanır, toplantıya gerek yok.
İş 2: Bilgiyi yapılandırma. Müşterinin verdiği cevapları tutarlı bir formata oturtmak. Eksikleri tespit etmek. Bunu Claude yapabilir.
İş 3: Stratejik konuşma. "Bu hedef bu bütçeyle mümkün mü, hangi yaklaşımı önerirsiniz, müşterimi etkilemek için en doğru kanal ne." Bunu insan yapmalı, yapmaya değer. Brief'in en değerli kısmı bu.
Otomasyon İş 1'i ve İş 2'yi alır. İş 3 için müşteriyle 20 dakikalık bir konuşma kalır. Hem ajans 70 dakika kazanır, hem konuşma asıl konusuna odaklanır.
Adım 1: Google Forms ile Yapılandırılmış Brief
Google Forms'ta yeni bir form açın. Şu soruları sırayla ekleyin. Her sorunun yanına ne için sorduğunuzu yazın, müşteri konteksti anlasın.
Marka ve ürün soruları: "Markanızın ana hedef kitlesini bir paragrafta tanımlar mısınız?", "Şu an çözmeye çalıştığınız problemi tek cümleyle nasıl söylersiniz?", "Mevcut müşterilerinizin en sık şikayet ettiği konu nedir?"
Proje hedef soruları: "Bu projeyle 3 ay sonra ulaşmak istediğiniz ölçülebilir hedef ne? (örneğin: aylık ziyaretçi sayısı, satış oranı, randevu sayısı)", "Hedefe ulaşamazsanız sizin için sonuç ne olur?"
Sınırlar: "Bütçe aralığınız nedir? (Net rakam yerine aralık verin, planlama için yeter.)", "Son teslim tarihi var mı?", "Müşterinizin zaman ayırabileceği toplam saat ne kadar?"
İlham ve örnekler: "Beğendiğiniz 3 marka örneği verin ve neden beğendiğinizi yazın.", "Kaçınmak istediğiniz tarz/yaklaşım var mı?"
Müşteriye formu link olarak gönderirsiniz. 25 dakikada doldurur. Cevaplar otomatik olarak bir Google Sheets'e düşer.
Adım 2: Notion'a Otomatik Aktarım
Make.com'da yeni senaryo. Tetikleyici Google Sheets "yeni satır eklendi". Aksiyon Notion "veri tabanına satır ekle". Notion tarafında "Müşteriler" veritabanı açın, sütunları formun cevap alanlarıyla eşleştirin.
Müşteri formu doldurur doldurmaz Notion'da yeni bir sayfa açılır, tüm cevaplar düzgün yerlerinde. Bu adımda Claude işin içine girmemiş, sadece veri taşıma yapılmış. Make.com ücretsiz planda yeterli, ayda 10 yeni müşteri için 30 işlem civarı tutar.
Adım 3: Claude'un "Brief Özeti" Sayfası
Make.com'da aynı senaryoya bir adım daha ekleyin. Notion sayfası oluşturulduktan sonra Claude API'ye HTTP çağrısı yapın. Prompt şöyle olsun:
"Sen bir ajans stratejistisin. Aşağıda yeni bir müşterinin doldurduğu brief formu var. Görevin şu yapıda bir Brief Özeti hazırlamak:
1. Müşteri ve marka tanımı (2 cümle). 2. Problem (1 cümle). 3. Ölçülebilir hedef (1 cümle, sayı varsa belirt). 4. Bütçe ve takvim sınırları. 5. Beğeni ve kaçınma kalıpları. 6. Eksik veya belirsiz olan bilgi (varsa hangileri). 7. Strateji toplantısında müşteriye sorulması gereken 3 kritik soru.
Cevabını Notion sayfasının altına ekleyin: ## Brief Özeti başlığıyla, ardından bu yedi madde.
Yöneticiniz sabah Notion'ı açtığında, yeni müşteri için ham cevaplar ve onun altında düzenli bir özet var. 5 dakikada okur, eksik soruları cebine atar, müşteriyle strateji toplantısına gider.
Yöneticinin Sabah Rutini
Yeni sistemde yöneticinin yeni müşteri rutini şu hale gelir. Sabah Notion açar. Brief Özeti'ne bakar. Üç kritik soruyu defterine alır. Müşteriyle 20 dakikalık görüntülü konuşma planlar. Konuşma kaydı veya not Notion sayfasına döner. Ekip bilgilendirilir.
Önceki rutinde 90 dakika harcanan iş bu sistemde yaklaşık 25 dakikaya düşer. Müşteri başına 65 dakika kazanılır. 10 müşterilik aktif portföyle ayda 30 saat.
Geri Bildirim ve İyileştirme
Sistemin iyi kalması için ayda bir saat ayırın. Notion'da geçmiş brief özetlerini gözden geçirin. Claude'un yanlış anladığı yerleri not edin. Prompt'a iki üç cümle ekleyin: "Daha önce müşteri X dediğinde sen Y anladın, doğrusu Z'ydi. Bir dahaki sefer Z gibi yorumla."
Üç ay sonra Claude ajansınızın dilini iyice öğrenmiş olur. Sayıların değil, ekibin sahip olduğu bir ses olarak çalışmaya başlar.
Kuracağınız sistem için yardım isterseniz, Back Suite ile yarım saatlik tanışma görüşmesi düzenleyebiliriz. Ajansınızın özel kalıplarını çıkarır, prompt taslağınızı birlikte hazırlarız.
Yorumlar