Klinik İçin Hasta Randevusu Otomasyonu: WhatsApp, Google Sheets ve Claude API ile Adım Adım
Klinik sekreterinizin bir gününü hayal edin. Sabah randevu defterini açar. Yarınki hastalara tek tek WhatsApp mesajı yazar. Gelen "ertelemem gerek" mesajlarını cevaplar, takvimde değişiklik yapar. Telefon çalar, başka bir hasta randevu ister. Tüm bu işler arasında belge dolduran, hastayı koltuğa alan asıl sekreterlik işi de var.
Sahaya çıktığımızda gördüğümüz: bu işlerin %70'i tekrar eden, kalıp halinde, otomasyona uygun. Bu yazıda klinik için randevu otomasyonu sistemini sıfırdan nasıl kurarsınız, hangi aracı nerede kullanırsınız, ne kadara mal olur, adım adım anlatacağım.
Akış: Hasta, Randevu, Hatırlatma, Cevap, Sistem
Önce sistemi resmedelim. Yeni hasta WhatsApp'tan klinik numarasına yazar. Sistem hastayı tanır, bilgilerini Google Sheets'teki hasta tablosuna işler. Randevu önerisi ister, hasta seçer, takvime kayıt yapılır. 24 saat önce hatırlatma mesajı gider. Hasta "geleceğim" derse onay alır, "erteleyeyim" derse yeni öneri gider, cevap vermezse sekreter ekranına uyarı düşer.
Bu işin merkezinde üç araç var: Google Sheets veri saklar, Make.com adımları sırayla çalıştırır, Claude API cevap üretir ve mesaj yorumlar. WhatsApp tarafında Twilio veya Meta'nın resmi WhatsApp Business API'sini kullanırız.
Adım 1: Google Sheets ile Hasta ve Randevu Tablosu
En altta, yapı taşı tablodur. İki sekmesi olan bir Google Sheets dosyası açın.
Hastalar sekmesi. Sütunlar: telefon, ad soyad, ilk geliş tarihi, son geliş tarihi, notlar. Telefon birincil anahtar olur, sistem hastayı buradan tanır.
Randevular sekmesi. Sütunlar: randevu id, telefon, randevu tarih, randevu saat, durum (bekliyor/onaylandı/iptal/tamamlandı), hatırlatma gönderildi mi, hasta cevabı. Her satır bir randevu.
Bu kadar. Daha karmaşık bir CRM'ye geçmeden önce, basit tabloyu çalıştırın. Çoğu klinik 6 ay boyunca bu yapıyla rahatça yönetiliyor.
Adım 2: Make.com ile WhatsApp Bağlantısı
Make.com'da yeni bir senaryo açın. Tetikleyici olarak "WhatsApp Webhook" seçin. Twilio veya 360dialog gibi servisler bu webhook'a mesaj iletir.
Mesaj geldiğinde Make.com şu adımları çalıştırır: telefon numarasını Google Sheets Hastalar sekmesinde ara. Eğer hasta varsa, mevcut bilgileri yükle. Eğer yoksa, "yeni hasta" yolu açılır, Claude API'ye gönderilir ve hastadan ad soyad istenir.
Make.com ücretsiz planda ayda 1000 işlem var, küçük klinikler için fazlasıyla yeterli. 1000'i aşarsanız Core planı ayda yaklaşık 9 dolar.
Adım 3: Claude API ile Cevap Üretme
Make.com'dan Claude API'ye HTTP modülü ile çağrı yaparsınız. Prompt'a şu çerçeveyi verirsiniz:
"Sen bir diş kliniği randevu asistanısın. Klinikte şu hizmetler var: temizlik (30 dk), dolgu (45 dk), kanal tedavisi (90 dk). Pazartesi, salı, perşembe, cuma 09:00 ile 18:00 arası çalışıyoruz. Bugün şu tarih. Aşağıda hastanın mesajı var. Görevin: hastanın ne istediğini anla, uygun bir randevu önerisi yap, cevabını net ve kibar Türkçeyle ver."
Claude API'nin döndürdüğü cevabı Make.com WhatsApp send modülüne verirsiniz. Hasta bir saniye sonra cevabı görür. Her mesaj başına maliyet 0.5 ile 2 kuruş arasında, ayda toplam 200 hastayla yaklaşık 50 ila 150 TL.
Adım 4: Hatırlatma ve Yanıt İşleme
Make.com'da ikinci bir senaryo açın. Bu senaryo her sabah 09:00'da çalışsın. Google Sheets Randevular sekmesinde yarın randevusu olup hatırlatma gönderilmemiş olanları çekin. Her birine WhatsApp mesajı gönderin: "Merhaba Mehmet Bey, yarın saat 14:00'te dolgu randevunuz var. Geleceğinizi onaylar mısınız?"
Hasta cevap verince ilk senaryo (mesaj webhook'u) tetiklenir. Claude API mesajı yorumlar: "geleceğim" / "iptal" / "ertele" / "anlamadım". Sonuca göre Google Sheets güncellenir veya sekreter ekranına uyarı düşer.
Düşük Bütçeyle Başlama: Sade Tut
Yukarıdaki sistem üst seviye kurulum. Daha basit başlamak için iki kestirme yol var.
Kestirme 1. WhatsApp Business yerine SMS kullanın. Twilio SMS daha ucuz ve onaysız çalışır. Hasta deneyimi WhatsApp kadar iyi değil ama maliyeti düşük.
Kestirme 2. Claude API'yi başta atlayın. Make.com'un sabit cevap şablonlarıyla "geleceğim" / "iptal" / "ertele" üç kelimeyi yakalayın. Geri kalan mesajlar sekreter ekranına düşer. %80'i şablonla karşılanır, %20'si manuel. Klinik için bu oran çok rahat çalışır.
Toplam ilk ay maliyet: 9 dolar Make.com + 10 dolar Twilio mesaj + 0 dolar başlangıçta = yaklaşık 19 dolar. Bir sekreterin yarım saatlik maaşı bile değil.
Yaygın Hata: Hepsini Birden Otomatize Etme
Saha gözlemim: ilk denemede her şeyi birden otomatize etmeye çalışan klinikler, 2 hafta içinde sistemi terk ediyor. Çünkü hatalar birikiyor, düzeltmek için saat harcanıyor. Önce sadece randevu hatırlatma kısmını otomatize edin. Çalıştıktan sonra ön kayıt akışını ekleyin. Sonra geç randevu hatırlatmayı.
Sistem kurmak değil, doğru sırayla kurmak iş veriyor. Back Suite ile birlikte planlamak isterseniz, kliniğinize özel adımları çıkarırız.
Yorumlar