Bir Diş Kliniği Hasta Randevusunu Otomatize Etti: Ayda 12 Saat Kazanım

İstanbul Beşiktaş'ta küçük bir diş kliniği. İki doktor, üç sekreter. Ayda yaklaşık 200 hasta randevusu, yaz aylarında 280'e çıkıyor. Sahibi 30 yıllık tecrübeli bir dişhekimi, oğlu kliniğin operasyon yönetimini devralmış. 2026 başında bizimle iletişime geçtiler. Sebep belirsiz değil: sekreterler bunalıyor, hastalar randevu unutuyor, doktor zamanı boşa gidiyor.

Hassas hesap için klinik adını anonim tutuyoruz, ama sayılar gerçek. 2026 Mart'ında sisteme başladık, Haziran sonuna kadar üç ayı geride bıraktık. Bu yazıda kurulum sürecini, ay ay çıktıları, hem beklenen hem beklenmedik faydaları paylaşıyorum.

Sorun: Sekreter Vakti Nereye Gidiyor?

İlk iki gün klinikte oturup not tuttuk. Sekreterlerin bir günlük zaman dağılımı şöyleydi: %32 hastayı kabul etme ve evrak, %28 randevu yönetimi (yeni randevu, iptal, erteleme, hatırlatma), %18 telefon cevaplama (genelde aynı sorular: çalışma saati, fiyat, ödeme), %12 kayıt sistemi (hasta dosyası güncelleme), %10 diğer.

Randevu yönetimi %28 ile en kabarık kalem. Üç sekreterin bir günü 24 saat eder, %28'i 6.7 saat. Yani günde 7 saat civarı sadece randevu trafiğine gidiyor. Burası işin otomatize edileceği yer.

Kurulum: 2 Günde Devreye Alınan Sistem

Klinik için kurduğumuz sistem büyük resimde basit. Google Sheets'te hasta ve randevu tablosu. Make.com tetikleyici ve akış. Twilio WhatsApp Business kanalı. Claude API mesaj yorumlama ve cevap üretme. İki günlük kurulum aşağıdaki gibi geçti.

1. gün. Tabloları kurduk, mevcut hasta verisini Excel'den taşıdık (yaklaşık 1400 hasta). WhatsApp Business hattını Twilio üzerinden Meta'ya onaylattık. Make.com'da iki senaryo (gelen mesaj, sabah hatırlatma) iskeletini çıkardık.

2. gün. Claude API prompt'ları test ettik. Önce klinik dilinde 20 örnek mesaj cevabı yazdırdık, doktor ve sekreterler gözden geçirdi. "Burada şu kelime daha samimi olur, burada şu daha resmi" gibi düzeltmeler yaptılar. Sonra sistemi 10 randevuyla test ettik (gerçek hastaların izniyle). Akşama doğru tam canlıya alındı.

Klinikteki ekibin emek katkısı yaklaşık 4 saat: hasta verisi temizliği ve prompt geri bildirimi. Bizim ekipten 16 saat (2 gün × 8 saat × 1 kişi).

1. Ay Sonuçları

Sistemden korkanlar her zaman olur. İlk 3 hafta beklediğimizden iyi geçmedi. Sebep: hastaların yaklaşık %20'si "robot mesajına" cevap vermedi, sekreter geleneksel yolla aramayı sürdürmek zorunda kaldı. Buna karşı Claude'un cevap dilini biraz daha sıcak ayarladık, ilk mesaja bir cümle ekledik: "Bu mesajı klinik adına otomatik bir sistem yolluyor, sorularınız için her zaman bizi arayabilirsiniz."

Bu küçük değişiklikle dönüş oranı %80'den %94'e çıktı. 1. ay sonu ölçtüğümüzde sekreter zamanı haftada yaklaşık 18 saat azalmıştı. Aylık 72 saat, yani üç sekreterin haftalık toplam saatinin %18'i.

3. Ay Sonuçları

Üç ay sonra rakamlar şu hale geldi:

Sekreter zamanı tasarrufu. Haftada 28 saat (ayda yaklaşık 112 saat, üç sekreter toplamından). İlk hedefimiz haftada 6-8 saat kazandırmaktı, %300'ü tutturduk.

Randevu kayıp oranı. Önceden %4 hasta randevuya gelmeden iptal etmiyor, doktor zamanı boşa gidiyor (no-show). Sistemden sonra %1. Doktorlar için bu sistem en büyük artı oldu, çünkü doktor saati boşa giderse kliniğin kazanma kalemi düşüyor.

Hasta memnuniyet endeksi. Sekreterlerin manuel topladığı kısa anketle ölçtük. Önceden 4.1/5, üç ay sonra 4.6/5. Sebep tahmin edilenden farklı: hastalar mesajla iletişim kurabilmekten memnun, telefon takip etmek istemiyor.

Maliyet. Ayda yaklaşık 65 dolar (Make.com Core 9 dolar, Twilio 35 dolar, Claude API 21 dolar). TL karşılığı yaklaşık 2100 TL/ay.

Beklenmedik Yan Etkiler

Saha çalışmasında her zaman beklenmedik şey olur. Bu projede iki tane var.

Telefon trafiği düştü. Önceden günde yaklaşık 50 çağrı geliyordu. Üç ay sonra 22'ye düştü. Hastalar mesajla halledebildikleri için aramıyorlar. Sekreterler telefon cevaplamak yerine asıl sekreterlik işine odaklanabiliyor.

Yorum sayısı arttı. Hatırlatma mesajının sonuna kibarca "tedavi sonrası yorumunuzu bizimle paylaşırsanız seviniriz" cümlesini ekledik. Google Yorumları üç ayda 18'den 47'ye çıktı. Yeni hasta akışı için organik kanal güçlendi.

Bizim İçin Hangi Dersleri Çıkarır

Bu proje bizim için üç şeyi netleştirdi. Birincisi: insan dokunuşunu kaldırmak değil, doğru noktada eklemek otomasyonun anahtarı. Hastaların "robot mesajı" tepkisini ilk mesajın tek bir cümlesiyle çözebildik. İkincisi: küçük işletmelerde teknik kurulum kısmı 2-3 günde biter, gerçek emek prompt ayarı ve geri bildirim ile çalışma süresine gider. Üçüncüsü: ROI 1 ayda kendini kanıtlıyor. Bu klinik için maliyetin haftalık karşılığı 25 dolar civarı, kazandırdığı zaman karşılığı haftada en az 350 dolar.

Benzer kurulum sizin kliniğiniz için uygun mu, çalışsın mı, çalışırsa nasıl çalışır. Bunları konuşmak için kısa bir tanışma toplantısı kurabiliriz.

Tanışalım!